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Gerenciamento de Riscos – As dores da gestão manual
A planilha de Gestão de Riscos é uma das ferramentas ainda amplamente utilizadas em instituições de saúde para esse fim. Atualmente, cerca de 48% das organizações continuam a usá-las, apesar de suas limitações consideráveis.
Desde 2021, esse número aumentou, o que demonstra a persistência no uso de processos manuais, mesmo em áreas críticas. Muitos gestores mantêm essa prática por considerarem as planilhas uma solução:
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De conhecimento amplo;
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De baixo custo inicial.
No entanto, eles frequentemente desconsideram os custos ocultos associados, como o tempo e o esforço necessários para manter as planilhas atualizadas.
Planilha de Gestão de Riscos: Uma Experiência Real
Ao analisar esses dados, é natural pensar que a intenção seria defender o uso de uma ferramenta específica para a Gestão de Riscos.
No entanto, o objetivo aqui é compartilhar a experiência real de alguém que vivenciou, por muito tempo, a gestão de riscos por meio do uso de planilhas.
Essa experiência é relatada pela Consultora de Qualidade, Chely Guimarães, que descreve sua vivência no ambiente de laboratório clínico.
Em suas palavras:
“Durante boa parte da minha trajetória no laboratório, gerenciei os riscos de forma manual, usando planilhas. Sempre digo que é possível realizar essa gestão sem depender de um software.”
Esse depoimento pode desafiar as expectativas, mostrando que a gestão de riscos pode, sim, ser feita sem ferramentas digitais avançadas.
No entanto, para quem opta por essa abordagem, é importante estar ciente dos desafios que vêm com o uso de planilhas.
Que dificuldades surgem nessa escolha?
Quais são as complicações de se utilizar uma ferramenta que não está integrada a outros sistemas?
E, acima de tudo, como a expectativa de usar planilhas se compara à realidade na prática da Gestão de Riscos?
Expectativa vs. Realidade: A Gestão de Riscos é realmente simplificada?
Quem opta por utilizar planilhas na Gestão de Riscos costuma ter a expectativa de uma solução prática e de custo praticamente nulo.
De fato, planilhas proporcionam uma sensação imediata de organização e controle, sem exigir grandes investimentos financeiros ou a necessidade de treinamentos extensivos.
Além disso, quando o volume de dados é pequeno, essa abordagem pode funcionar de forma eficiente, especialmente em situações que demandam uma solução rápida.
Nesse contexto, as planilhas se mostram uma ferramenta útil como uma solução paliativa, personalizada, mas temporária.
Porém, a realidade começa a se complicar conforme o volume de dados aumenta. No setor de saúde, isso é especialmente crítico, já que o volume de informações é imenso e continuamente crescente.
Com o tempo, o uso de planilhas acaba expondo suas fragilidades em termos de produtividade, segurança da informação e capacidade de gerar análises e insights confiáveis.
Aqui entram os desafios práticos, ou “dores”, que surgem com essa escolha. Essas dificuldades foram vivenciadas em primeira mão pela própria Chely Guimarães, que passou anos lidando com esse processo manualmente.
Dores Operacionais: O Custo Oculto de Tempo e Produtividade
Entre as principais dores operacionais associadas ao uso de planilhas na Gestão de Riscos está o tempo investido.
Primeiramente, há o tempo gasto na atualização e, posteriormente, no monitoramento constante das planilhas, feito manualmente.
À primeira vista, essa tarefa pode parecer simples. No entanto, à medida que o volume de dados aumenta, o processo se torna repetitivo, demorado e suscetível a erros.
A cada nova entrada de dados, é necessário atualizar manualmente, verificar fórmulas e monitorar tudo de forma contínua.
Além disso, a inserção incorreta de informações é uma ameaça constante, aumentando o risco de falhas.
Esse ciclo interminável de atualizações acaba consumindo um tempo precioso, que poderia ser dedicado a análises mais profundas ou a atividades estratégicas.
Como resultado, o impacto na produtividade é notável. Horas de trabalho são dedicadas a tarefas operacionais, como validar dados e corrigir erros, em vez de se focar na antecipação e mitigação de riscos emergentes.
Por fim, essa perda de agilidade nos processos compromete a capacidade de resposta rápida a novos riscos, afetando diretamente a eficácia da gestão de riscos.
Atividades Manuais e a Susceptibilidade ao Erro
A Gestão de Riscos manual é extremamente suscetível a erros humanos, como pequenos deslizes na digitação ou a aplicação incorreta de fórmulas, que podem resultar em grandes problemas.
Por exemplo, um dado inserido de forma errada em uma célula de planilha pode comprometer cálculos importantes, levando a uma análise de risco imprecisa.
A ocorrência desses erros, muitas vezes despercebidos pela equipe, compromete a confiabilidade do gerenciamento, colocando a instituição em uma posição de vulnerabilidade diante de eventos inesperados.
Além disso, o retrabalho gerado por esses erros traz custos significativos para a organização.
A revisão manual das planilhas para localizar e corrigir esses erros exige um investimento substancial de tempo e esforço, que poderia ser mais bem empregado em atividades estratégicas e preventivas, em vez de corretivas.
Quando os erros não são identificados, decisões preventivas ou corretivas acabam sendo tomadas com base em dados incorretos. Isso não apenas afeta a eficiência operacional, mas também compromete a segurança e a conformidade da instituição com as normas regulatórias.
Gestão de Riscos em Planilhas: Colaborativa ou Problemática?
A gestão colaborativa usando planilhas enfrenta sérios desafios, especialmente quando vários colaboradores precisam trabalhar simultaneamente no mesmo documento.
O controle de versões se torna complicado, pois edições diferentes podem sobrescrever umas às outras, gerando dados conflitantes e a possível perda de informações cruciais.
Além disso, a atualização manual dos dados por várias pessoas aumenta a probabilidade de erros e inconsistências, já que todos dependem da mesma fonte de informação.
A ausência de integração entre os setores que utilizam planilhas também afeta a comunicação e a agilidade na gestão de riscos.
Frequentemente, diferentes departamentos acabam operando com dados fragmentados, dificultando a troca eficiente de informações e a criação de uma visão abrangente dos riscos.
Essa falta de conexão pode atrasar a resposta a problemas emergentes e reduzir a capacidade de análise precisa, impactando negativamente a tomada de decisões estratégicas e a eficácia geral da gestão de riscos na instituição.
Solução Completa: Planejamento e Execução Eficazes na Gestão de Riscos
Diante das limitações do uso de planilhas na gestão de riscos, é fundamental considerar soluções mais eficazes que superem essas restrições.
Nesse contexto, o uso de softwares especializados, como o Quaent, oferece vantagens consideráveis.
Embora as planilhas possam ser úteis nas fases iniciais, elas têm limitações para lidar com a complexidade dos riscos em instituições de saúde.
Para um planejamento e execução eficientes na gestão de riscos, é necessário utilizar ferramentas que:
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Integram dados de maneira centralizada;
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Facilitam a colaboração entre diferentes equipes;
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Disponibilizam recursos avançados para antecipar e mitigar riscos de forma eficaz.
Estratégia, Automação e Eficiência
Uma estratégia eficaz de Gestão de Risco vai além da mera coleta de dados. Ela requer a implementação de processos automatizados que assegurem precisão e agilidade no monitoramento dos riscos.
Ferramentas especializadas permitem a integração de informações provenientes de diferentes setores, proporcionando uma visão abrangente e atualizada.
Dessa forma, elimina-se a necessidade de atualizações manuais, acelerando a detecção de riscos emergentes e possibilitando uma resposta rápida e eficaz.
Benefícios de uma Solução Especializada
Escolher uma ferramenta como o Quaent permite aos gestores de risco superar as dificuldades mencionadas anteriormente e garantir uma gestão mais segura e eficaz.
A automação de processos reduz a margem de erro, a integração de sistemas consolida dados essenciais, e a acessibilidade móvel garante que todos os colaboradores estejam atualizados e envolvidos nas medidas de mitigação.
Com essa solução, o gerenciamento de riscos é transformado, tornando-se mais dinâmico e estratégico.
Além disso, o Quaent não apenas aprimora as atividades operacionais, mas também contribui para o desenvolvimento de uma Cultura de Risco e Qualidade.
Isso acontece à medida que todos os colaboradores se tornam ativos no gerenciamento de riscos e responsáveis pela qualidade da instituição.
Ferramenta Eficaz e Equipe Preparada
No entanto, mesmo a ferramenta mais avançada não será suficiente se a equipe responsável pela gestão de riscos não estiver devidamente capacitada.
Essa situação é mais comum do que se imagina no campo da Gestão de Riscos.
Sobre esse assunto, você pode se inteirar de maneira mais detalhada com o nosso post sobre o uso de Planilhas de Gestão de Riscos.
Sem um entendimento profundo das particularidades do laboratório e uma equipe que internalize esse conhecimento, a gestão eficaz dos riscos torna-se um desafio.
Por isso, gostaria de convidá-lo(a) para um curso especial:
Para você que já participou de diversos cursos sobre Gestão de Riscos, mas ainda não conseguiu aplicar o conhecimento de forma prática;
Para você que adquiriu uma planilha detalhada em um curso anterior, mas nunca revisitou o conteúdo:
O curso “Gestão de Risco – Do Planejamento à Execução” é um intensivo de 2 horas conduzido pela nossa especialista em Qualidade, Chely Guimarães.
Ao final do curso, você terá um mapa de riscos pronto e estará preparado(a) para implementar uma gestão de riscos eficaz, com ou sem planilha.
Além disso, a inscrição, participação e certificação são totalmente gratuitas.
Segue abaixo o link para a inscrição:
→ Gestão de Risco – Do planejamento à execução
Esperamos vê-lo(a) na sala de aula!