Concent/Quaent | Vitrine de Expositores
Gestão de Documentos
A Gestão de Documentos no laboratório engloba um conjunto de práticas e processos que têm como objetivo:
Assegurar o acesso seguro aos documentos relacionados às atividades laboratoriais, organizando-os e controlando-os.
Por sua vez, estas práticas abrangem a:
-
Padronização dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);
-
Digitalização e armazenamento eletrônico de documentos;
-
Controle de versões;
-
Acesso controlado;
-
Atualização e treinamento dos colaboradores.
Essa abordagem busca garantir a conformidade com regulamentos, segurança dos dados, rastreabilidade das informações e eficiência operacional.
Isto, por sua vez, contribui para qualidade e confiabilidade dos resultados das análises clínicas.
Laboratório de Análises Clínicas – Gestão de Documentos
A gestão de documentos desempenha um papel de extrema relevância nos laboratórios de análises clínicas, garantindo a organização, controle e acesso eficiente aos documentos relacionados às atividades laboratoriais.
Essa prática, por sua vez, abrange:
-
Criação;
-
Classificação;
-
Armazenamento;
-
Recuperação;
-
Descarte adequado dos documentos.
No contexto laboratorial, a gestão de documentos é de extrema importância devido à natureza crítica e sensível das informações contidas nestes.
Os laboratórios de análises clínicas lidam com uma grande quantidade de dados, como registros de pacientes, resultados de testes, certificados de calibração e protocolos de procedimentos.
Nesse sentido, a gestão adequada desses documentos é essencial para garantir confiabilidade dos resultados, rastreabilidade das informações e cumprimento de regulamentos e normas.
No entanto, a gestão de documentos em laboratórios de análises clínicas enfrenta desafios específicos.
Dentre estes, podem ser citados como a necessidade de manter a confidencialidade dos dados dos pacientes, a complexidade das informações técnicas e científicas, a constante atualização dos procedimentos e a garantia da integridade dos documentos ao longo do tempo.
A implementação de um sistema eficiente de gestão de documentos traz diversos benefícios para os laboratórios de análises clínicas.
Isso, por sua vez, inclui itens tais como:
-
Redução do tempo gasto na busca e recuperação de documentos;
-
Eliminação do uso de documentos físicos;
-
Aumento da produtividade dos colaboradores;
-
Melhoria na conformidade regulatória;
-
Preservação do conhecimento institucional;
-
Garantia da segurança e confidencialidade das informações.
Automatização de POPs – Procedimentos Operacionais Padrão
Para uma compreensão mais aprofundada desses tópicos, é importante definir inicialmente o que são os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).
Os Procedimentos Operacionais Padrão são documentos que descrevem, passo a passo, os processos e atividades realizados em laboratórios de análises clínicas.
Eles desempenham um papel fundamental na garantia da consistência, padronização e qualidade dos resultados obtidos.
A automação dos POPs traz benefícios significativos para os laboratórios, uma vez que melhora a eficiência ao reduzir erros humanos, otimizar o tempo gasto nas tarefas e automatizar etapas repetitivas.
Além disso, a automação aumenta a precisão dos processos ao eliminar interpretações subjetivas e garantir a conformidade com os protocolos estabelecidos.
Existem diversos exemplos de POPs que podem ser automatizados, como a calibração de equipamentos, a preparação de amostras, a interpretação de resultados e a geração de relatórios.
A automação desses POPs resulta em maior produtividade, redução de retrabalho, maior confiabilidade dos resultados e aumento da rastreabilidade das atividades laboratoriais.
Digitalização e padronização dos Procedimentos Operacionais Padrão
A digitalização dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) em laboratórios clínicos refere-se à conversão dos documentos físicos para o formato eletrônico, o que proporciona um armazenamento e gerenciamento mais eficiente dos POPs.
A padronização dos POPs em formato eletrônico traz diversas vantagens.
Em primeiro lugar, facilita o acesso aos POPs, pois eles podem ser facilmente pesquisados e localizados em um sistema de gestão de documentos eletrônicos.
Além disso, a padronização garante que todos os colaboradores tenham acesso às versões atualizadas dos POPs, promovendo a uniformidade das práticas laboratoriais.
A digitalização e padronização dos POPs também simplificam o compartilhamento dos documentos entre os membros da equipe, tornando a comunicação mais ágil e eficaz.
Essa abordagem possibilita a atualização rápida e fácil dos POPs sempre que novas diretrizes são estabelecidas, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso às versões mais recentes dos procedimentos.
Automatização do Fluxo de Trabalho para os POPs
A automação dos fluxos de trabalho dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) traz uma série de benefícios para a otimização dos processos laboratoriais.
Através da automação, é possível simplificar tarefas, reduzir erros e agilizar o tempo de execução dos procedimentos.
Um exemplo claro disso é a simplificação de tarefas repetitivas, como a coleta de dados, a inserção de informações em sistemas, a geração de relatórios e a notificação de resultados. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz os erros humanos associados à digitação manual.
Além disso, a automação permite a criação de fluxos de trabalho sequenciais e padronizados, garantindo que os POPs sejam seguidos de maneira consistente.
Isso, por sua vez, resulta em uma redução significativa da variação nos processos, melhoria na qualidade dos resultados e aumento da eficiência operacional.
Auditoria dos POPs automatizados e Controle de Versões
O controle de versões dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) automatizados é essencial para garantir a rastreabilidade e conformidade dos documentos.
A automação facilita o registro e controle das alterações, permitindo que cada versão seja claramente identificada, datada e atribuída a um responsável.
Isso é fundamental para acompanhar de forma efetiva as atualizações dos POPs, assegurando que os colaboradores estejam utilizando a versão mais recente.
Além disso, a auditoria dos POPs automatizados desempenha um papel importante na conformidade regulatória e na melhoria contínua.
Por meio da automação, é possível registrar e acompanhar as ações realizadas nos Procedimentos Operacionais Padrão, como modificações, aprovações e visualizações.
Essa auditoria garante que as atividades estejam em conformidade com as normas regulatórias e facilita a identificação de áreas de melhoria para aprimorar continuamente os processos laboratoriais.
Software para automação da Gestão de Documentos
Ao escolher uma ferramenta de gestão de documentos para laboratórios de análises clínicas, é importante considerar critérios como conformidade regulatória, facilidade de uso, escalabilidade, segurança dos dados, personalização, suporte técnico e custo-benefício.
Existem diversas opções de sistemas de gestão de documentos disponíveis que oferecem recursos específicos para automatizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).
Essas ferramentas oferecem armazenamento centralizado, controle de versões, acesso controlado, fluxos de trabalho automatizados e ferramentas de busca avançada, proporcionando maior eficiência aos processos laboratoriais.
A escolha adequada deve ser baseada nas necessidades específicas do laboratório, considerando o volume de documentos, a complexidade dos processos e as exigências regulatórias.
No mercado, o QUAENT se destaca como uma solução que oferece um módulo específico de gestão de documentos para laboratórios de análises clínicas.
Desenvolvido para elevar os níveis de excelência processual, o QUAENT proporciona maior segurança aos processos e otimiza a gestão de documentos, incluindo a automação dos Procedimentos Operacionais Padrão.
Se você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, deixo aqui abaixo o post completo sobre esse assunto e como aplicá-lo em sua instituição de saúde:
→ Gestão de Documentos e a automação dos POP’s no laboratório de análises clínicas ←
Te convido, também, a ter alguns minutos para conhecer o novo jeito de fazer Qualidade com o Quaent, perfeito para as necessidades específicas da sua instituição, independentemente do seu tamanho ou demanda.
Deixo aqui com você o Contato da Equipe Laranja, como também, todas as nossas redes sociais para que você não perca nenhuma das nossas novidades.
Instagram, LinkedIn, Youtube, Telegram, e é claro, o nosso blog!
E assim eu me despeço:
Até a próxima 🙂
@Elô da Concent